学校各单位： 

    按照《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令）和《首都经济贸易大学档案管理办法》的规定要求，我校将启动2016年度归档工作。请各单位高度重视立卷归档工作，将本单位在2015年各项工作活动中形成的对学校有保存价值的材料收集齐全完整，整理立卷后及时归档。现就具体事项通知如下：

    一、归档范围

    1.凡本单位在工作活动中直接形成的，能反映本单位工作活动的党群、行政、教学、科研、仪器设备、出版物、外事等档案。

    2.归档文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（光盘、照片等）。

    3.以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

    4.具体归档范围请按照《首都经济贸易大学文件归档范围和保管期限表》（见档案馆网站www.dgcxbl.com）要求进行。

    二、归档要求

    1.各单位分管档案工作领导要切实加强对本单位归档工作的领导，兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料齐全完整。

    2.凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。

    3.重要请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。

    4.归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，按要求整理后方可移交。

    5.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物。

    三、归档程序

    1.整理立卷、录入系统

    各单位兼职档案员按各单位文件归档范围收集档案，整理立卷后录入综合档案管理系统。电子文件材料以附件形式上传至档案管理系统。系统管理员审核通过后打印归档文件目录、备考表、移交表，将档案实体一并移交。

    2.归档验收、移交

    档案移交时，交接双方当面检查，档案馆工作人员按立卷归档要求进行验收。交接双方签字并加盖所在单位印章后，归档单位留存一份，档案馆留存一份备查。

    四、归档时间

    1.综合档案、声像载体材料、照片档案、实物档案应在次年6月底前归档。

    2.教学档案应按学年度在6月底前归档。

    3.科研（课题）类项目档案，在项目完成，通过鉴定验收后2个月内归档。

    4.设备档案在设备验收完毕正常投入使用后归档。

    5.之前年度应归档材料尚未移交的应按年度整理好及时补交归档。

    五、联系人和联系方式

    联系人：王淑红

    联系方式：83952350

    档案馆地点：学校档案馆（博学楼东侧大厅一层）

 

                                  

                                                                           档案馆

                                                                        2016年4月12日