第一条 为加强学校学生档案工作的科学化和规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《普通高等学校学生管理规定》和《首都经济贸易大学档案管理办法》，结合学校实际制定本办法。
第二条 学生档案记录和反映学生个人经历、学习和工作表现等情况，是干部人事档案的重要组成部分。
第三条 本办法适用于学校全日制普通高等教育本科生以及研究生档案。
第四条 学校档案馆负责集中统一管理学生档案，完成学生档案的接收、保管、利用、转递以及安全保密工作，加强对学生档案工作的业务指导和监督。各学院负责本学院学生档案材料的收集、审核、整理、归档和移交工作，学生处、研究生院、教务处、各学院和档案馆密切配合，共同确保学生档案的完整和规范。各相关单位要高度重视学生档案工作，将学生档案工作纳入相关人员的职责范围。
第五条 本科生档案的归档范围
（一）新生档案材料：普通高等学校招生考生报名登记表、普通高校招生考生体格检查表、普通高校招生考生志愿表、高考成绩单等高考材料；普通高中毕业生登记表、高中成绩记录表、家庭情况调查表等高中材料；参加党团组织的材料以及其它重要材料；
（二）毕业生档案材料：首都经济贸易大学学生登记表、首都经济贸易大学学生体检表、高等学校毕业生登记表、首都经济贸易大学学业成绩单（含主、辅修）、首都经济贸易大学学生成绩册、首都经济贸易大学学生综合素质评价成绩证明、首都经济贸易大学全日制本科毕业生申请学士学位登记表、全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书等学籍和毕业材料；奖学金申请表、三好学生、优秀干部、优秀毕业生、优秀党团员登记表等奖惩材料；参加党团组织的材料以及其它由学校产生的重要材料。
第六条 研究生档案的归档范围
（一）新生档案材料：本科入学登记表、本科毕业生登记表等入学前形成的档案材料以及首都经济贸易大学研究生入学登记表，其中定向、委培、在职研究生入学前的档案不转入档案馆；
（二）毕业生档案材料：首都经济贸易大学硕士（博士）研究生成绩单、毕业研究生登记表、首都经济贸易大学硕士（博士）学位论文答辩申请书、首都经济贸易大学授予硕士（博士）学位审批书、全国毕业研究生就业通知书等学籍和毕业材料；奖学金申请表、三好学生、优秀干部、优秀毕业生、优秀党团员登记表等奖惩材料；参加党团组织的材料以及其它由学校产生的重要材料。
第七条 学生档案的归档流程
（一）新生档案材料的归档：各学院从教务处、研究生院或学生本人手中接收完好密封的新生档案，并负责整理、审核，催要缺失档案材料。各学院将学生档案整理好后，于每年10月底前移交到档案馆；
（二）毕业生档案材料的归档：各学院于每年6月到档案馆领取毕业生档案，将学生在校期间产生的档案材料统一封装、整理后，交回档案馆。
第八条 学生档案的归档要求
（一）归入学生档案的材料必须是已经办理完毕的正式文件材料。材料内容必须真实完整、文字清晰，要有形成材料的单位和时间。凡规定由组织审查的材料，必须有组织审核意见，领导签字，加盖单位公章；个人的文字材料必须有本人签名；
（二）学生档案材料的载体通常为制式表格或A4规格的办公用纸，手工书写应使用黑色或蓝黑色笔。材料内容有更改的须有经办人签名并加盖单位公章。
第三章 学生档案的利用
第九条 校内单位查阅学生档案，须持学生所在学院开具的查档证明及查阅人有效证件。
第十条 校外单位查阅学生档案，须持本单位介绍信及查阅人有效证件。
第十一条 学生本人要求开具证明、查阅或复印档案，须持学院开具的查档证明或相关单位介绍信及本人有效证件。对遗留学生档案档案馆不提供利用服务。
第十二条 任何单位或个人查阅学生档案，须对档案内容严格保密，无关人员不得翻阅档案，不得在案卷内涂抹、勾画；卷内材料不得更改、替换，未经同意不得复制。
第十三条 学生档案一律不得外借。
第十四条 学生因毕（结）业、退学、出国等原因产生学籍变动时，教务处或研究生院应及时通知档案馆。
第十五条 毕业生档案采用邮政EMS标准快递方式转递，档案馆核实学生派遣方案和邮寄信息并及时邮寄。
第十六条 所有毕业生须在毕业离校前登陆档案馆的学生档案管理系统按照以下情况填写档案邮寄信息。
（一）已落实就业单位或出国的毕业生，填写就业单位或户籍所在地档案接收部门的邮寄信息；
（二）已考取硕（博）士研究生或博士后入站的应届毕业生，填写录取单位的邮寄信息；
（三）在职、定向、委培的学生，填写原单位档案接收部门的邮寄信息；
（四）暂未落实就业单位的毕业生，填写户籍所在地档案接收部门的邮寄信息。
第十七条 毕业生因特殊情况需自提档案的，应持派遣单位的调档函、本人报到证原件和复印件、身份证复印件，到档案馆办理自提手续，并及时将档案转交到相应的具有档案管理权限的部门。档案自提后，因个人原因造成的后果，由学生本人负责。
第十八条 已经办理退学手续或被开除学籍的学生，须携带退学或开除学籍的材料到档案馆办理档案自提手续，并及时将档案转至学生户籍所在地具有档案管理权限的部门。
第十九条 遗留档案的转递
（一）毕业未满两年的学生，在办理完派遣手续后，应及时在学生档案管理系统修改档案邮寄信息，档案馆核实学生派遣方案和邮寄信息并及时邮寄；
（二）毕业两年以上的学生，无法办理派遣手续，应及时告知档案馆学生本人户籍所在地档案接收部门的邮寄信息，档案馆协助办理档案转递。
第五章 附 则
第二十条 本办法由学校档案馆负责修订和解释。
第二十一条 本办法自公布之日起施行，原《首都经济贸易大学学生档案管理规定》同时废止。
