为适应档案管理现代化需要，规范我校归档文件整理方法，依据《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000）和北京市《归档文件整理规则》实施细则，结合我校实际，制定《首都经济贸易大学归档文件整理制度》。
    一、我校在党、政等各项活动中形成的已办理完毕的、作为文书档案保存的纸质文件及特殊载体材料的整理均按此制度归档。
    二、归档的文件材料应收集齐全完整，于次年6月底以前归档。
    三、归档文件的整理，应遵循文件材料形成的基本规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
    四、归档文件的整理，按分类、装订、排列、编号、编目、装盒的步骤进行。
    五、归档文件的整理，以件为单位进行，一般以一份文件为一件：
    （一）文件的正文与底稿合为一件；
    （二）原件与复制件合为一件；
    （三）转发文与被转发文合为一件；
    （四）正文与附件合为一件；
    （五）同一年度内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件，跨年度的各为一件；
    （六）文件处理单与相关文件合为一件；
    （七）不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；
    （八）报表、图册、图表、介绍信存根、商调函存根、审批表、土地使用证、会议记录、纪念册、同学录、简报、各类登记册等按其本来的装订方法，一个自然本（册）为一件。
    六、我校内部机构多，分工较细，文件材料产生量大，因此采用“年度—问题（实体）—保管期限”分类法。归档文件的整理，按下列步骤进行分类：
    （一）分年度：将归档文件按其形成年度分开；
    （二）分实体：将同一年度的归档文件按问题（实体）分开；
    （三）分保管期限：将同一年度、同一问题（实体）的归档文件按永久、长期、短期三种保管期限分开；
    七、归档文件应逐件装订：
    （一）永久和长期保存的文件材料必须拆除订书钉等金属物；
    （二）成册的文件材料，（如会议记录、名册、报表等）可保持原貌；
    （三）列为短期保存的文件及已装订成册的刊物、书籍等不必拆开重新装订。
    八、归档文件的排序方法：
    （一）将归档文件依据分类结合事由按时间顺序排列。
    （二）同一事由、同一事件或同一问题的文件材料按重要程序排列。将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面。将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作形成的文件材料排在后面。
    （三）会议记录、统计报表等成套性文件材料应按照重要程度分别集中排列。
    九、归档文件的编号
    （一）每件文件材料分别编写页号，正面编在右下角，背面有文字图表的编在左下角。
    归档文件应依据分类、排列的次序逐件编号，在文件首页上端的空白盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）等内容。
        ①全宗号：档案馆给立档单位编制的代码（不进馆的不写）
        ②年度：指对这一件文件的形成年度（如2002，2003）要求写全
        ③保管期限：归档文件保管期限的简称或标识年限。
        ④机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或代号
        ⑤页数：指每一件归档文件的页码、总页数
        页号：每一份文件页号的编写。对每一件归档文件的页码，文件中有图文的页面为一页，当归档文件上有页码时不需要重编。当归档文件上无页码时需要编写。每份文件从1开始流水编制，编写的位置正页编在文件的右下角，反页编在文件的左下角。前面是文件稿纸，后面有页码的，加一下则可。
    （二）归档文件的件号按其排列顺序逐件编写在归档章的相应栏目内。
    （三）档号的构成：年度+分类号+件号。
    十、编制归档文件目录
    （一）归档文件在分类、排列、编号以后，以件为单位编制目录。 
    （二）归档文件目录为A4竖式，项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等七项。
    （三）归档文件目录的填写要求： 
        1. 件号：就是文件的排列的顺序号，与归档章上的件号相同； 
        2. 文号：文号即文件发文字号，填写时应照实抄录，不能有任何省略或改动； 
        3. 责任者：即发文机关； 
        4. 题名：一般情况下，照录文件题名，不得省略或变更。对于无题名或题名含义不能全面揭示文件内容的归档文件，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并外加“[ ]”以示区别。此外，有些归档文件的附件独立性强，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规则，或者附件是正文的重要补充和说明，在这种情况下，如将正件、附件作为一个整理单位（件），应在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号。 
        5. 日期：即文件的形成日期（或生效日期）。填写时应以8位阿拉伯数字标明年、月、日，如2003年2月15日，标准格式为20030215； 
        6. 页数：以件为单位填写总页数； 
        7. 备注：用于填写归档文件需要说明的各种情况，包括密级、缺损、销毁等。 
    （四）各公文处理部门在正确编制归档文件目录后，须及时录入至档案管理系统中。
    十一、归档文件的装盒：将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面，盒脊及备考项目。
    （一）全宗号：可省略不填。
    （二）年度：填写文件里所保存文件的年度与外面的要一致起来，禁止跨年度装盒，如果装不满，用薄盒。有15毫米、30毫米、40毫米三种厚度。
    （三）保管期限：填写保管期限时，传统的要把相同保管期限的放一个盒里，如果不同，就高不就低，一律从长；现在一个盒内文件保管期限也不尽相同，但应尽量保证装同一期限的。
    （四）机构（问题）：与文件上所填的机构相同。
    （五）起止件号：填写第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”连接。
    （六）盒号：是文件材料的装具。统计单位以“件”为单位。盒没有起到卷的作用。是所有年度的大的流水。
    （七）备考表：是对盒内文件情况的说明：对本文件情况的说明，在归档前或归档时对文件的完整、准确、系统或缺损情况的说明；文件存放一定时期后对第二次鉴定文件情况的说明。一般情况下可不填。填写整理人和检查人即可。
    十二、归档文件的移交
    学校各立档单位分另负责本单位的归档工作；各单位兼职档案员在完成上述工作后负责向学校档案馆移交档案并办理交接手续。
    十三、档案馆负责对归档档案进行科学排架。